Дистанционный курс "Базы данных Microsoft Access" рассчитан на опытных пользователей персональнм компьютером, желающих научится создавать, администрировать и использовать в работе современные СУБД.
Вступление
Важнейшая задача компьютерных систем - хранение и обработка данных. Для ее решения были предприняты усилия, которые привели к появлению в конце 60-х - начале 70-х годов специализированного программного обеспечения - систем управления базами данных (DataGBase Management Systems - DBMS). СУБД позволяют структурировать, систематизировать и организовать данные для их компьютерного хранения и обработки. Сегодня невозможно представить себе деятельность любого современного предприятия или организации без использования профессиональных СУБД. Несомненно, они составляют фундамент информационной деятельности во всех сферах - начиная c производства и заканчивая финансами и телекоммуникациями.
Приступая к обсуждению проблем СУБД, необходимо прежде всего договориться о терминологии данных: запись, таблицы, столбец, строка, формы, страницы, макросы, модули, запросы, отчеты. Основное внимание уделено реляционной модели. Сердцевиной, центральным компонентом любой СУБД является сервер базы данных. Его техническое качество в решающей степени определяет главные характеристики системы, такие как производительность, надежность, безопасность и т.д.. В то же время богатство и разнообразие возможностей, заложенных в механизм его функционирования, сильно сказываются на эффективности разработки прикладных программ.
Модель взаимодействия "клиент-сервер", эволюция сервера БД главные особенности сегодняшних баз данных.
Часто, говоря о базе данных, имеют в виду просто некоторое автоматизированное хранилище данных. Такое представление не вполне корректно.
Действительно, в узком смысле слова, база данных - это некоторый набор данных, необходимых для работы (актуальные данные). Однако данные - это абстракция; никто никогда не видел "просто данные"; они не возникают и не существуют сами по себе. Данные суть отражение объектов реального мира. Пусть, например, требуется хранить сведения о деталях, поступивших на склад. Как объект реального мира - деталь - будет отображена в базе данных? Для того, чтобы ответить на этот вопрос, необходимо знать, какие признаки или стороны детали будут актуальны, необходимы для работы. Среди них могут быть название детали, ее вес, размер, цвет, дата изготовления, материал, из которого она сделана и т.д. В традиционной терминологии объекты реального мира, сведения о которых хранятся в базе данных, называются сущностями - entities (пусть это слово не пугает читателя - это общепринятый термин), а их актуальные признаки - атрибутами (attributes).
Каждый признак конкретного объекта есть значение атрибута. Так, деталь "двигатель" имеет значение атрибута "вес", равное "50", что отражает тот факт, что данный двигатель весит 50 килограммов.
Было бы ошибкой считать, что в базе данных отражаются только физические объекты. Она способна вобрать в себя сведения об абстракциях, процессах, явлениях - то есть обо всем, с чем сталкивается человек в своей деятельности. Так, например, в базе данных можно хранить информацию о заказах на поставку деталей на склад (хотя он суть не физический объект, а процесс). Атрибутами сущности "заказ" будут название поставляемой детали, количество деталей, название поставщика, срок поставки и т.д.
Объекты реального мира имеют друг с другом множество сложных связей . Однако этого недостаточно, так как могут понадобиться дополнительные сведения о производителе конкретной детали - его адрес, номер телефона и т.д. Следовательно, база данных должна содержать не только сведения о деталях и заказах на поставку, но и сведения о их производителях. Более того, база данных должна отражать связи между деталями и производителями (каждая деталь выпускается конкретным производителем) и между заказами и деталями (каждый заказ оформляется на конкретную деталь). Отметим, что в базе данных нужно хранить только актуальные, значимые связи.
Таким образом, в широком смысле слова база данных - это совокупность описаний объектов реального мира и связей между ними, актуальные для конкретной прикладной области. В дальнейшем мы будем исходить из этого определения, которое будет уточняться по ходу изложения.
Итак, мы получили представление о том, что хранится в базе данных. Теперь необходимо понять, как сущности, атрибуты и связи отображаются на структуры данных. Это определяется моделью данных.
Традиционно все СУБД классифицируются в зависимости от модели данных, которая лежит в их основе. Принято выделять иерархическую, сетевую и реляционную модели данных. Иногда к ним добавляют модель данных на основе инвертированных списков. Соответственно говорят о иерархических, сетевых, реляционных СУБД или о СУБД на базе инвертированных списков.
По распространенности и популярности реляционные СУБД сегодня - вне конкуренции. По сути, они стали фактическим промышленным стандартом и поэтому отечественному пользователю придется столкнутся в своей практике именно с реляционной СУБД. Поэтому кратко рассмотрим реляционную модель данных, не вникая в ее детали.
Она была разработана Коддом еще в 1969-70 годах на основе математической теории отношений и опирается на систему понятий, важнейшими из которых являются таблица, отношение, строка, столбец, первичный ключ, внешний ключ.
Реляционной считается такая база данных, в которой все данные представлены для пользователя в виде прямоугольных таблиц значений данных, и все операции над базой данных сводятся к манипуляциям с таблицами. Таблица состоит из строк и столбцов и имеет имя, уникальное внутри базы данных. Таблица отражает тип объекта реального мира (сущность), а каждая ее строка - конкретный объект. Так, таблица Деталь содержит сведения о всех деталях, хранящихся на складе, а ее строки суть набор значений атрибутов каждой конкретной детали. Каждый столбец таблицы - это совокупность значений конкретного атрибута объекта. Так, столбец Материал представляет собой множество значений "Сталь", "Олово", "Цинк", "Никель" и т.д. В столбце Количество содержатся целые положительные числа. Значения в столбце Вес суть вещественные числа, равные весу детали в килограммах.
Каждый столбец имеет имя, которое обычно записывается в верхней части таблицы (рис.1). Оно должно быть уникальным в таблице, однако различные таблицы могут иметь столбцы с одинаковыми именами. Любая таблица должна иметь по крайней мере один столбец; столбцы расположены в таблице в соответствии с порядком следования их имен при ее создании. В отличие от столбцов, строки не имеют имен; порядок их следования в таблице не определен, а количество логически не ограничено.
Так как строки в таблице не упорядочены, невозможно выбрать строку по ее позиции - среди них не существует "первой", "второй", "последней". Любая таблица имеет один или несколько столбцов, значения в которых однозначно идентифицируют каждую ее строку. Такой столбец (или комбинация столбцов) называется первичным ключом (primary key). В таблице Деталь первичный ключ - это столбец Номер детали. В нашем примере каждая деталь на складе имеет единственный номер, по которому из таблицы Деталь извлекается необходимая информация. Следовательно, в этой таблице первичный ключ - это столбец Номер детали. В нем значения не могут дублироваться - в таблице Деталь не должно быть строк, имеющих одно и то же значение в столбце Номер детали. Если таблица удовлетворяет этому требованию, она называется отношением (relation).
Взаимосвязь таблиц является важнейшим элементом реляционной модели данных. Она поддерживается внешними ключами (foreign key).
Помимо таблиц, в базе данных могут храниться и другие объекты, такие как экранные формы, отчеты (reports), представления (views) и даже прикладные программы, работающие с базой данных.
Для пользователей информационной системы недостаточно, чтобы база данных просто отражала объекты реального мира. Важно, чтобы такое отражение было однозначным и непротиворечивым. В этом случае говорят, что база данных удовлетворяет условию целостности (integrity).
Система управления базами данных Access (СУБД Access) входит, в стандартный набор прикладных программ пакета Microcoft Office, который - так исторически сложилось - используется практически в каждой организации нашей страны. Поэтому, естественно, его изучают и в школе, и в вузах.
Изучение СУБД Access следует начинать после овладения основными принципами работы с Windows (окна, меню, переключатели и т.д.) и освоения других программ пакета Microcoft Office (Word, Excel), что позволяет уделить основное внимание главным особенностям программы.
Изучение СУБД Access должно проходить в несколько этапов. На первом этапе изучаются основные понятия и рассматривается конкретная учебная база "Борей" На втором этапе изготовливается простейшая база данных, разработанную преподавателем. На третьем обучаемый создает свою базу данных по конкретному заданию.
В курсе рассматриваются следующие вопросы:
- Занятие 1. Основные понятия баз данных. - 6 час.
- Основные понятия баз данных, их терминология. Структура базы данных. Списки, записи. Связь с базами данных EXCFL.
- Запуск Access.
- Открытие базы данных.
- Структура окна Access.
- Работа с меню и панелями инструментов.
- Работа с диалоговыми окнами.
- Применение справочного указателя.
- Работа со справочной системой.
- Работа с помощником.
- Закрытие базы данных и выход из Access.
- Занятие 2. Построение БД в Access. - 8 час.
- Обзор создания баз данных. Основные этапы их создания.
- Ввод и редактирование данных в таблицах. Вывод информации.
- Различные способы создания таблиц в Access.
- Определение ключевого поля.
- Создание индекса. Индексация по нескольким полям.
- Добавление, удаление и изменение последовательности полей. Задание свойств полей.
- Определение связи между таблицами.
- Определение типа и схемы данных (связей), понятие целостности данных.
- Поиск и сортировка данных в таблицах.
- Открытие и закрытие таблицы.
- Просмотр нескольких таблиц одновременно.
- Изменение размеров окон.
- Прокрутка содержимого таблицы.
- Перестановка столбцов.
- Закрепление и освобождение столбца.
- Сокрытие и отображение столбца.
- Изменение размеров строки и столбца.
- Переход на заданную запись.
- Занятие 3. Обработка данных в Access - запросы. - 6 час.
- Установка критериев отбора.
- Типы запросов.
- Способы создания запросов.
- Создание перекрестного запроса.
- Создание запроса на одной таблице.
- Поиск, Фильтрация и сортировка данных с помощью запросов.
- Построение запросов на нескольких таблицах.
- Занятие 4. Создание простейших экранных форм. - 2 час.
- Создание форм для работы с данными.
- Создание и редактирование элементов форм и их свойств.
- Представление связи "один-ко-многим" с помощью подчиненной формы.
- Занятие 5. Вывод информации на печать: отчеты. - 2 часа
- Создание отчета.
- Элементы и разделы отчетов, их свойства.
- Связывание экранной формы с отчетом.
- Занятие 6. Создание диаграмм. - 2 часа
- Занятие 7. Примеры создания баз данных. - 4 часа
- Занятие 8. Самостоятельное создание базы. - 4 часа
ВСЕГО: 34 часа
|
